Chính sách quyền riêng tư

Hiệu lực từ ngày 22/10/2026 · English version

Tóm tắt: bản ghi âm, transcript và biên bản của bạn được lưu trên thiết bị của bạn, không lưu trên máy chủ của chúng tôi. Để chuyển giọng nói thành văn bản và tóm tắt, âm thanh và văn bản được chuyển qua máy chủ HiMeeting tới các nhà cung cấp AI nêu dưới đây, chỉ để xử lý yêu cầu của bạn. Chúng tôi không bán dữ liệu, không hiển thị quảng cáo và không dùng công cụ theo dõi.

1. Chúng tôi là ai

HiMeeting (“chúng tôi”) cung cấp ứng dụng HiMeeting trên iOS, macOS, Android và máy chủ tại api.himeeting.app. Mọi câu hỏi về quyền riêng tư, vui lòng gửi tới support@himeeting.app.

2. Dữ liệu chúng tôi xử lý

Dữ liệu	Mục đích	Lưu ở đâu, bao lâu
Email đăng nhập	Tạo tài khoản, gửi mã đăng nhập	Máy chủ HiMeeting, cho tới khi bạn xoá tài khoản
Mã đăng nhập	Xác minh bạn sở hữu email	Chỉ lưu dạng mã băm; hết hạn sau 10 phút
Phiên đăng nhập	Giữ bạn đăng nhập trên thiết bị	Máy chủ lưu dạng mã băm; xoá khi bạn đăng xuất, xoá tài khoản, hoặc sau 180 ngày không dùng
Số liệu sử dụng (số giây ghi âm theo tháng, số lần tóm tắt và gửi email theo ngày)	Áp dụng hạn mức miễn phí, chống lạm dụng	Máy chủ HiMeeting, cho tới khi bạn xoá tài khoản
Âm thanh cuộc họp	Chuyển giọng nói thành văn bản theo thời gian thực	Chuyển tiếp qua máy chủ HiMeeting tới Soniox trong lúc ghi; máy chủ HiMeeting không lưu âm thanh. File ghi âm (nếu bạn bật) chỉ lưu trên thiết bị
Transcript, tên người nói, biên bản	Hiển thị và lưu cuộc họp cho bạn	Chỉ trên thiết bị của bạn, cho tới khi bạn xoá cuộc họp hoặc gỡ ứng dụng
Nội dung transcript khi tóm tắt	Tạo tên cuộc họp và biên bản	Chuyển qua máy chủ HiMeeting tới nhà cung cấp AI bạn chọn; máy chủ HiMeeting không lưu
Email người nhận, tên và email của bạn, nội dung biên bản (khi bạn chọn “Gửi tự động qua máy chủ”)	Gửi biên bản cho người bạn chọn	Chuyển tới Brevo để gửi thư; máy chủ HiMeeting không lưu. Danh bạ tên–email bạn nhập chỉ lưu trên thiết bị
Nhật ký máy chủ web (địa chỉ IP, thời điểm, đường dẫn truy cập)	Bảo mật, chống tấn công, xử lý sự cố	Tự động xoá sau 14 ngày

Nếu bạn chọn “Mở trong Outlook”, biên bản được soạn sẵn trong ứng dụng email trên thiết bị và gửi từ tài khoản email của chính bạn; HiMeeting không tham gia vào việc gửi thư đó.

3. Nhà cung cấp dịch vụ (bên xử lý dữ liệu)

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu với các nhà cung cấp sau, và chỉ để thực hiện chức năng bạn yêu cầu:

Soniox — chuyển giọng nói thành văn bản, phân biệt người nói và dịch theo thời gian thực (nhận âm thanh cuộc họp).
Anthropic (Claude), Hoa Kỳ — mô hình AI mặc định để tóm tắt (nhận nội dung transcript kèm tên người nói).
Các mô hình AI khác chỉ khi bạn tự chọn trong Cài đặt và nếu đang được cung cấp: OpenAI (Hoa Kỳ), Google Gemini (Hoa Kỳ), DeepSeek (Trung Quốc).
Brevo, Pháp — gửi email mã đăng nhập và biên bản (khi bạn chọn gửi qua máy chủ).
Máy chủ HiMeeting — đặt tại trung tâm dữ liệu ở Nhật Bản.
Cloudflare — quản lý tên miền và chuyển tiếp thư gửi tới địa chỉ @himeeting.app.

Việc các nhà cung cấp này lưu giữ dữ liệu tuân theo chính sách của từng bên. Do các nhà cung cấp đặt ở nước ngoài, dữ liệu của bạn có thể được chuyển ra ngoài Việt Nam; việc bạn đồng ý khi đăng nhập là căn cứ cho việc chuyển dữ liệu này.

4. Quyền và sự đồng ý

Ứng dụng chỉ dùng micro khi bạn bấm ghi âm, và chỉ sau khi bạn cấp quyền cho ứng dụng.
Khi đăng nhập, bạn đồng ý cho âm thanh và nội dung cuộc họp được xử lý bởi các nhà cung cấp AI nêu trên. Bạn có thể rút lại sự đồng ý bằng cách ngừng sử dụng và xoá tài khoản.
Bạn có trách nhiệm thông báo và xin phép những người tham gia trước khi ghi âm cuộc họp, theo quy định pháp luật nơi bạn ở.

5. Quyền của bạn

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định liên quan, bạn có quyền được biết, truy cập, chỉnh sửa, xoá dữ liệu, rút lại sự đồng ý và khiếu nại. Cách thực hiện:

Xoá tài khoản: trong ứng dụng vào Cài đặt → Tài khoản → Xoá tài khoản, hoặc làm theo hướng dẫn xoá tài khoản. Email, phiên đăng nhập và số liệu sử dụng bị xoá ngay khỏi máy chủ.
Xoá cuộc họp: xoá trong ứng dụng; dữ liệu cuộc họp chỉ nằm trên thiết bị.
Yêu cầu khác: gửi email tới support@himeeting.app. Chúng tôi phản hồi trong vòng 72 giờ làm việc.

6. Bảo mật

Mọi kết nối giữa ứng dụng và máy chủ được mã hoá (HTTPS/WSS). Mã đăng nhập và phiên đăng nhập chỉ được lưu dạng mã băm. Khoá truy cập các dịch vụ AI chỉ nằm trên máy chủ, không nằm trong ứng dụng. Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối; nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo theo quy định.

7. Trẻ em

HiMeeting không dành cho người dưới 16 tuổi và chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em.

8. Thay đổi chính sách

Khi chính sách thay đổi, chúng tôi cập nhật ngày hiệu lực ở đầu trang; với thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo trong ứng dụng hoặc qua email.

9. Liên hệ

support@himeeting.app

Privacy Policy

Effective October 22, 2026

In short: your recordings, transcripts and minutes are stored on your device, not on our servers. To transcribe and summarize, audio and text pass through the HiMeeting server to the AI providers listed below, only to fulfil your request. We don't sell data, show ads or use trackers.

1. Who we are

HiMeeting (“we”) provides the HiMeeting apps for iOS, macOS and Android and the server at api.himeeting.app. Contact: support@himeeting.app.

2. Data we process

Sign-in email — to create your account and send sign-in codes; kept until you delete your account.
Sign-in codes — stored hashed only; expire after 10 minutes.
Sessions — stored hashed; removed on sign-out, account deletion, or after 180 days of inactivity.
Usage counters (recording seconds per month, summaries and emails per day) — to apply free-tier limits and prevent abuse; kept until you delete your account.
Meeting audio — relayed through our server to Soniox for real-time transcription while you record. Our server does not store audio. Optional audio files stay on your device.
Transcripts, speaker names, minutes — stored only on your device.
Transcript text for summaries — relayed to the AI provider you choose; not stored by our server.
Recipient emails, your name/email and the minutes (when you choose “send via server”) — passed to Brevo to deliver the email; not stored by our server. Your name–email contacts stay on your device.
Web server logs (IP address, time, path) — for security and troubleshooting; deleted automatically after 14 days.

If you choose “Open in Outlook”, the email is composed in your own mail app and sent from your own account.

3. Service providers

Soniox — real-time speech-to-text, speaker separation and translation (receives meeting audio).
Anthropic (Claude), USA — default summarization model (receives transcript text with speaker names).
Only if you select them and they are offered: OpenAI (USA), Google Gemini (USA), DeepSeek (China).
Brevo, France — sign-in and minutes emails.
HiMeeting server — hosted in a data center in Japan.
Cloudflare — domain name service and forwarding of email sent to @himeeting.app.

Retention by these providers follows their own policies. Your data may be transferred outside Vietnam; your consent at sign-in is the basis for this transfer.

4. Permissions and consent

The microphone is used only while you record, after you grant permission. By signing in you consent to processing by the providers above; you can withdraw consent by deleting your account. You are responsible for informing participants and obtaining their consent before recording.

5. Your rights

You may access, correct and delete your data and withdraw consent. Delete your account in Settings → Account → Delete account or see account deletion; your email, sessions and usage data are deleted from our server immediately. For other requests email support@himeeting.app; we reply within 72 business hours.

6. Security

All traffic between the app and our server is encrypted (HTTPS/WSS). Codes and sessions are stored hashed. AI provider keys live only on the server.

7. Children

HiMeeting is not intended for anyone under 16.

8. Changes

We update the effective date above when this policy changes and notify you in the app or by email of significant changes.